Bicicultura 2016 - Ata da 2ª Reunião Geral

Ata - 2ª REUNIÃO - BICICULTURA 2016

Data: 04 de fevereiro de 2016.
Local: Contraponto - Rua Medeiros de Albuquerque, 55.

Programação
Apresentação - 15 min
Divisão por comissões - 50 min
Plenária de Debate de cada comissão - 15 min/cada (total 90 min)

Comissões (discutir uma-a-uma e anotar em folhas grandes):
1) Indicar 3 ações urgentes (para os próximos 15 dias) - com prazos e (possíveis) responsáveis
2) 3 Ações intermediárias (próximo mês)
3) Proposta de custos (escopo de prioridades, com cenário ideal e cenário básico)
4) Organizações, empresas e pessoas físicas estratégicas

Método
1 hora: Discutir, com todos, comissão por comissão. Cada grupo cola sua folha e as semelhanças são destacadas para verificar consensos e ações correlatas de cada comissão. Todos juntos determinam as prioridades para cada comissão a partir destes consensos. Coletivamente dois coordenadores são identificados para cada comissão.

- Apresentação
Gabriel, diretor da Ciclocidade, apresenta o que é o Bicicultura (26 a 29/5): ideia surgiu no Fórum Mundial da Bicicleta, a realização é da UCB e a organização é de grupos locais.

São as comissões:

  • Comunicação
  • Relação com o Poder Público
  • Programacão
  • Cultura da Bicicleta
  • Produção
  • Captação de Recursos/Parcerias

Estrutura organizacional é dar plena independência às comissões. Cada comissão tem que montar sua agenda. Cada comissão terá duas pessoas (coordenadores) que conversam com o Conselho do Bicicultura - o Conselho tem a visão do todo.

Daniel Guth, diretor de participação, fala sobre o que tem andado até agora: sinalização de possível patrocínio do Itaú; tendas que podem vender produtos; há possibilidade de fazer crowdfunding.

DOCUMENTO ORIENTADOR: PRÉ-PROJETO: Bicicultura 2016 - Encontro Brasileiro de Mobilidade por Bicicleta e cicloativismo - Tema: Bicicletas para o Brasil que queremos

Odir Zuge Jr fala sobre o que aconteceu na reunião com Nabil Bonduki. Expriência dos fóruns é que não é legal separar os espaços. O ideal é ter um local que abrigue tudo muito próximo: teremos filmes, palestra magna, salas menores para outras atividades, atividades ao ar livre (bmx, bike polo). Último dia do festival coincide com a Parada LGBT na cidade, isso pode inviabilizar a região da Paulista como local. Local que está se desenhando é o complexo da Galeria Olido + Praça das Artes + Galeria embaixo (pode abrigar a feira com produtos) + Viaduto do Anhangabaú (parte de baixo pode abrigar o Bike Polo). Formalizaremos uma proposta até amanhã de como ocupar o lugar, de como encaixar na programacão desses espaços que já existe.

- Divisão por Comissões
Detalhamento do que cada Comisão deve fazer. Paineis dão conta da parte teórica; workshops darão conta da parte prática. Como será a limpeza? Faremos nós? Quem pode ser remunerado e não voluntário/ativista? Conselho definirá.

- Plenária de apresentação das deliberações

1. Comissão de Programação
1.1 Ações para os próximos dias:
Edital para workshops - abrir para pessoas proporem e se inscreverem
Levantar 10 nomes para palestras magnas - serão 3 definidas
Listas ideias de palestras e de parceiros para os paineis - quem pode falar sobre qual tema

1.2 Outras ações:
O número de oficinas simultâneas tem que aumentar, ter inscrições prévias, pelo menos em parte para elas
Fechar a programação prévia de todo o Bicicultura - desenho de programação para março. Tem que estar fechada na primeira quinzena de abril.
Colocar o edital de chamadas na rua - até início de março

1.3 Custos:
R$ 60 mil para o edital, inclui comitiva que viria junto
R$ 30.600 para passagens, cachê e estadia para 3 palestras magnas
R$ 9 mil para painéis
R$ 15 mil de tradução simultânea
Cerca de R$ 114 mil.

2. Cultura da Bicicleta
2.1 Ações para os próximos dias:
Palpites sobre a agenda - precisamos fechar agenda e orçamento em 15 dias
Em 30 dias, fechar texto de edital de chamamento para que pessoas tragam coisas de outras cidades e do Brasil - juntar os editais
Discutir se custos de atividades no dia, ex grafite terão verba para serem feitas

3. Produção
3.1 Ações para os próximos dias:
Ter uma pessoa full time trabalhando no projeto para produção - decisão do Conselho, vai ter profissionalização?
Descolar um QG
Definir um organograma de produção
Fazer uma planilha orcamentária

3.2 Outras ações:
Fechar voluntariado
Cronograma de produção
Reunião com comissões

4. Comunicação
4.1 Ações para os próximos dias:
Criação de grupo de emails da Comissão: Para postar neste grupo, envie um e-mail para Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.
Logomarca, identidade visual e slogan do evento -> isso vai para a aprovação do Conselho;
Redes sociais - criar as redes, estabelecer uma política de publicação;
Começar a criar o hotsite do evento;
Criar mailing de imprensa - revisar o que temos de contatos, estabelecer uma política de comunicação

4.2 Outras ações:
Divulgação nas ruas, para sair das mídias sociais e divulgação de release: como juntar os grupos e coletivos que já estão organizando para falar do Bicicultura nas ruas? Lambe-lambes, grafites nos muros, adesivos e camisetas
Pensar em tudo o que se refere à comunicação interna do evento: posteres e banners que serão pendurados, panfletos com programação para serem distribuídos no dia etc. Equipe de produção e voluntariado terá camisetas no dia? Precisa fazer.
Criar equipe para comunicação da Mostra de Cinema
Pensar publicação impressa dos artigos sobre os paineis. Essa é uma publicação de consolidação, pós evento
Pensar em como será o registro do evento - Fotos (Pepe disse que empresa dele pode fotografar no voluntariado nos dias), Video etc
Transmissão ao vivo do evento (streaming) - Precisamos orçar serviço e ver como fazemos
Imprensa Jovem pode ajudar a divulgar evento nas escolas, e isso pode ser uma atividade extracurricular dos alunos
Precisamos pensar na Sala de Imprensa para os dias de evento - essa sala tem que ter computadores e boa conexão de internet
Ver como podemos fazer parcerias com TVs e Rádios para divulgação
Propagandas veiculadas nos meios de comunicação por permuta - como fazer, onde fazer?
Estimar custos:
Hospedagem de site
Materiais impressos - tudo o que for
Materiais para o evento - banners, folders etc
Materiais para ação de rua
Camisetas - vale a pena pensar em lojinha no dia do evento? Pensar como se fossem recompensas de Crowdfunding?
Streaming
Conexão de internet para sala de imprensa nos dias de evento

5. Relação com Poder público
5.1 Ações para os próximos dias:
Relacão com secretarias: Cultura - espaço; SMT; Governo
Ofício - SMC, cobrar resposta do ofício
Sistematização de demandas

5.2 Ações importantes
Compilar e socializar contatos, sincronizar com comissões de programação e produção
Elaborar política de estratégia com outros poderes públicos, mapeamento de prefeituras parceiras (que já estão no radar, já tem política cicloviária)
Estar alinhado no dia a dia dos gestores
No orçamento, estar questão do custo de envio por correio dos relatórios impressos

Deliberações Gerais
Conselho terá de se reunir, neste primeiro momento, de forma semanal (devido à correria).
Precisamos abrir uma inscrição específica para os dias de evento, para voluntários que se inscreverem vindos de outras cidades.
Coordenadores mandarão emails para as Comissões e vamos começar a rodar!